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1. OBJETIVO
El presente documento tiene como objeto informar la Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante, la “Política”) de los beneficiarios, ejecutores, proveedores y/o contratistas y subcontratistas y personas relacionadas laboral o comercialmente o de cualquier otro modo con Chemonics International Inc. Sucursal Colombia, (“Chemonics”, la “Compañía” o el “Responsable”) garantizando el derecho que tienen de conocer, suprimir, actualizar y rectificar la información que repose en las Bases de Datos, así como de revocar la autorización para el tratamiento de los datos personales en aquellos escenarios en que sea posible.
2. ALCANCE
Esta Política aplica a todas las personas y todas las áreas de Chemonics. Igualmente aplica a todas las Bases de Datos y archivos de información personal que estén en poder de Chemonics dentro del marco contextual de la Ley 1581 de 2012 el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y la demás normativa aplicable en materia de protección de datos.
3. DEFINICIONES
Para la interpretación de esta Política, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:
Base de Datos: conjunto organizado de Datos Personales objeto de Tratamiento.
Dato Personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona
Datos Sensibles: todo aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación Política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Encargado: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta de del Responsable del Tratamiento.
Ley aplicable: la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015), el Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio y la demás normativa aplicable en materia de protección de datos en Colombia.
Política de Tratamiento de Datos Personales o Política: se refiere al presente documento, como Política de Tratamiento de Datos Personales aplicada por la Chemonics International Inc. Sucursal Colombia Carrera 11a No.93-52, Piso 6 Bogotá, Colombia chemonics.com protecciondedatoscol@chemonics.com Versión: agosto 2023 Compañía de conformidad con los lineamientos de la legislación vigente en la materia.
Responsable: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales.
Tratamiento: cualquier operación o procedimientos físicos o automatizados que permita captar, registrar, reproducir, conservar, organizar, modificar, transmitir los datos de carácter personal.
Titular: es la persona natural cuyos Datos Personales son objeto de Tratamiento por el Responsable, ya sea cliente, proveedor, empleado, o cualquier tercero que, en razón de una relación jurídica o comercial, suministre Datos Personales a la Compañía.
Transmisión: se refiere a la comunicación de Datos Personales por parte del Responsable a un Encargado, ubicado dentro o fuera del territorio nacional, para que el Encargado, por cuenta del Responsable, trate Datos Personales.
Transferencia: tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
4. PRINCIPIOS
A fin de dar correcto cumplimiento a la Ley aplicable, cuando Chemonics realice el Tratamiento de Datos Personales, se regirá por los siguientes principios:
Principio de legalidad: El Tratamiento de Datos Personales es una actividad que debe sujetarse a lo establecido en las normas que reglamentan la materia.
Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley aplicable, la cual debe ser informada al Titular por los medios previstos normativamente.
Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Chemonics debe abstenerse de proceder con el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable o del Encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan de conformidad con las normas que reglamentan este acceso.
Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley aplicable, para lo cual la Empresa debe adelantar las acciones necesarias para obtener la correspondiente autorización del Titular en cuanto sea necesario.
Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por Chemonics en calidad de Responsable o Encargado, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los datos Chemonics International Inc. Sucursal Colombia Carrera 11a No.93-52, Piso 6 Bogotá, Colombia chemonics.com protecciondedatoscol@chemonics.com Versión: agosto 2023 evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todo el Personal de Chemonics y otros que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales en nombre y representación de Chemonics, están obligadas a garantizar la reserva de la información.
Principio de responsabilidad demostrada: Al recolectar y realizar el Tratamiento de Datos Personales, Chemonics implementará medidas apropiadas y efectivas para cumplir con las obligaciones establecidas por la Ley aplicable.
5. DATOS DE CONTACTO DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
Razón social: Chemonics International Inc. Sucursal Colombia
NIT: 900480566 - 1
Dirección: Carrera 11a # 93-52, Piso 6, Bogotá, Colombia.
Teléfono: (57) 601- 528 1804
Correo electrónico: protecciondedatoscol@chemonics.com
6. FINALIDADES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Chemonics reconoce que el Titular de los Datos Personales tiene derecho a contar con una
expectativa razonable de su privacidad, teniendo en cuenta, en todo caso, sus
responsabilidades, derechos y obligaciones con la Compañía. En virtud de la relación que se
establezca entre Chemonics y el Titular, informamos que los Datos Personales objeto de
recolección, uso, actualización, circulación, transmisión, transferencia, supresión y, en
general, cualquier forma de Tratamiento sobre los mismos, se hará de acuerdo con las
siguientes finalidades que previamente serán informadas al Titular, correspondiendo, en
cualquier caso, al desarrollo de su objeto social y al giro ordinario de sus actividades
comerciales.
6.1. Finalidades Generales:
Las finalidades descritas a continuación serán aplicables a todos los Titulares que hayan autorizado de forma previa, expresa e informada el Tratamiento de sus Datos Personales:
El registro de la información de personal en los sistemas de Chemonics.
El pago de obligaciones contractuales.
Transmisión y Transferencia de los Datos Personales con respeto a las garantías legales aplicables para cada una de estas operaciones.
El envío de información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de las mismas.
El soporte en procesos de auditorías externas o internas; nacionales o internacionales.
La recolección de datos para el cumplimiento de los deberes que, como Responsable de los Datos Personales le corresponde a Chemonics.
Informar sobre cambios sustanciales en la Política adoptada por Chemonics.
Establecer y gestionar la relación precontractual y contractual comercial, laboral, civil y cualquier otra índole que surja en virtud del cumplimiento de una obligación legal o contractual a cargo de Chemonics.
Responder a las peticiones, consultas, reclamos y/o quejas que realicen los Titulares Chemonics International Inc. Sucursal Colombia Carrera 11a No.93-52, Piso 6 Bogotá, Colombia chemonics.com protecciondedatoscol@chemonics.com Versión: agosto 2023 a través de cualquiera de los canales habilitados por el Responsable para dicho efecto.
Envío de información relevante derivada de la relación que se sostiene con el Responsable.
Cualquier otra finalidad que resulte a partir de la relación entre el Titular de los Datos Personales y Chemonics o de la autorización dada por el Titular.
El control y la prevención del fraude y de lavado de activos, incluyendo, pero sin limitarse a la consulta en listas restrictivas, y toda la información necesaria requerida para el SAGRILAFT.
Uso de imagen videos y/o fotografías tomadas por Chemonics con fines publicitarios y de mercadeo, previa autorización previa y expresa del titular.
6.2. Beneficiarios y Ejecutores:
El Responsable utilizará los Datos Personales de los beneficiarios y ejecutores que sean personas naturales, así como al personal de sus beneficiarios, ejecutores y subcontratistas cuando estos sean personas jurídicas de los mismos de acuerdo con las finalidades que se relacionan a continuación:
Procesamiento y administración de transacciones como beneficiario o ejecutor, persona relacionada laboral o comercialmente o de cualquier otro modo con Chemonics.
Dar cumplimiento a obligaciones contraídas en el desarrollo de nuestras relaciones contractuales.
Estudiar y almacenar información que, como futuro beneficiario o ejecutor, debemos conocer para establecer y ejecutar la relación contractual.
Estudiar y almacenar información asociada a futuras relaciones laborales y comerciales necesarias para establecer las relaciones mencionadas.
Información adicional que beneficie la operación de nuestros proyectos en caso de inconvenientes.
Cumplir con la notificación de información de su interés cuando lo haya solicitado.
Ofrecer a través de medios propios o conjuntamente con terceros información de los proyectos/actividades financiadas por Chemonics.
Atender solicitudes, quejas o reclamos que como beneficiario de Chemonics Sucursal Colombia tiene derecho a establecer.
El envío de comunicaciones relacionadas con actividades contractuales, laborales y comerciales de Chemonics, noticias, proyectos, actividades, invitaciones a eventos, capacitaciones, ofertas de empleo, convocatorias, encuestas sobre nuestros proyectos.
Gestión de facturación, administración de pagos, asientos contables, mantenimiento y almacenamiento de papeles comerciales, entre otros en cuanto sea necesario para la ejecución de la relación contractual independiente de la naturaleza a la cual responda.
Gestión de recursos humanos, gestión de personal, cumplimiento de obligaciones/prestaciones sociales, entre otros relacionados con el vínculo laboral o de prestación de servicios que exista.
Tratamiento de los datos para fines de determinación de cumplimiento de indicadores Chemonics International Inc. Sucursal Colombia Carrera 11a No.93-52, Piso 6 Bogotá, Colombia chemonics.com protecciondedatoscol@chemonics.com Versión: agosto 2023 y desarrollo de estudios de caso, boletines informativos, reportes de avance de los contratos, entre otros.
Otras actividades relacionadas con el objeto social que necesariamente deben utilizar la información personal.
Compartir, incluyendo la transferencia y transmisión de sus datos personales con la “Agencia de Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID)” para los fines relacionados con la operación, de conformidad con el cumplimiento de los estándares fijados por la SIC en cuánto a envío de información a un país diferente a Colombia, como lo es Estados Unidos. Estas actividades las podremos realizar a través de correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (1\1 S y/o MMS), o a través de cualquier medio análogo y/o digital de comunicación, conocido o no por el Titular.
6.3. Proveedores y/o Contratistas y Subcontratistas:
El Responsable utilizará los Datos Personales de los proveedores y/o contratistas y subcontratistas que sean personas naturales, así como al personal de sus proveedores y/o contratistas y subcontratistas cuando estos sean personas jurídicas de los mismos de acuerdo con las finalidades que se relacionan a continuación:
Desarrollar una correcta gestión de la relación contractual.
Recolectar, registrar y actualizar sus Datos Personales con la finalidad de informar, comunicar, organizar, controlar, atender, acreditar las actividades en relación con su condición de proveedor y/o tercero relacionado con Chemonics y demás trámites asociados a cargo de Chemonics.
Gestionar los Datos Personales para efectuar los diferentes procesos de pagos facturas y cuentas de cobro presentadas a Chemonics y gestión de cobranzas que se encuentren a su cargo.
Evaluar los servicios ofrecidos o prestados por parte del proveedor y/o contratista.
Cumplir cualquier otra obligación legal que se encuentre a cargo de Chemonics.
Analizar aspectos financieros, técnicos y de cualquier otra índole que permita al Responsable identificar la capacidad de cumplimiento del proveedor.
Cumplir las obligaciones derivadas de la relación comercial que se establezca con el proveedor o contratista.
Brindar asistencia y/o información de interés general y/o comercial al proveedor o contratista.
Desarrollar y aplicar procesos de selección, evaluación, elaboración de respuestas a una solicitud de información, elaborar solicitudes de cotización y propuesta, y/o adjudicación de contratos.
Evaluar la calidad de los productos y servicios ofrecidos o prestados a Chemonics.
Utilizar, en el evento que sea necesario, los Datos Personales del colaborador del proveedor con el fin de establecer controles de acceso a la infraestructura lógica o física de Chemonics.
Administrar los Datos Personales para realizar pagos a proveedores, incluida la administración de los números de cuentas bancarias para la correcta gestión de los Chemonics International Inc. Sucursal Colombia Carrera 11a No.93-52, Piso 6 Bogotá, Colombia chemonics.com protecciondedatoscol@chemonics.com Versión: agosto 2023 pagos.
Enviar o aportar información a las autoridades competentes, cuando así lo soliciten, o en el curso de controversias contractuales.
Transferir información a autoridades administrativas que, en razón de sus funciones, así lo requieran con el fin de cumplir las obligaciones legales a cargo de Chemonics. Chemonics entiende que los Datos Personales del proveedor o contratista y los de aquellos terceros que el proveedor o contratista suministre, tales como trabajadores autorizados para llevar a cabo la gestión o servicio encomendado, referencias y certificaciones comerciales, cuentan con la autorización de los respectivos Titulares para ser entregados y tratados de acuerdo con las finalidades contempladas en la presente Política.
7. DERECHOS DE LOS TITULARES
Los Titulares podrán ejercer el derecho de habeas data frente a con el objeto de:
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a Chemonics, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
Ser informado por Chemonics, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio –SIC-, quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento de la información Chemonics ha incurrido en conductas contrarias a ley y a la Constitución.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
8. ÁREA ENCARGADA DE LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, PETICIONES Y RECLAMOS
DE LOS TITULARES El área encargada en materia de atender las consultas, peticiones y reclamos, y en general vigilar el cumplimiento de la Ley aplicable al interior de Chemonics es el comité de protección de datos. Los Titulares podrán ejercer sus derechos mediante comunicación verbal, radicando una comunicación escrita y/o enviando un correo electrónico, a través de cualquiera de los siguientes canales de contacto:
Correo electrónico: protecciondedatoscol@chemonics.com
Teléfono: (57) 601 528 1804.
Chemonics International Inc. Sucursal Colombia Carrera 11a No.93-52, Piso 6 Bogotá, Colombia chemonics.com protecciondedatoscol@chemonics.com Versión: agosto 2023
Dirección: Carrera 11ª # 93 - 52, piso 6, Oficinas de Chemonics Sucursal Colombia en Bogotá, Colombia.
9. PROCEDIMIENTOS DE CONSULTAS Y RECLAMOS
Consultas: Los Titulares que deseen realizar consultas, deben tener en cuenta que Chemonics como Responsable del Tratamiento, suministrará a dichas personas toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta se formulará a través de los canales habilitados por Chemonics y será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, que en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, sin perjuicio de las disposiciones contenidas en leyes especiales o reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional que podrán establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del Dato Personal. Reclamos: El Titular que considere que la información contenida en una Base de Datos de Chemonics debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley aplicable, podrá presentar un reclamo ante Chemonics o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: (i) El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y la dirección, acompañando los documentos que se quiera hacer valer. (ii) Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. (iii) En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará la situación al interesado. (iv)Una vez recibido el reclamo completo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y las causas que lo motivaron. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea resuelto de fondo. (v) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
10. SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LOS DATOS
En desarrollo del principio de seguridad contemplado en la Ley 1581 de 2012, Chemonics ha Chemonics International Inc. Sucursal Colombia Carrera 11a No.93-52, Piso 6 Bogotá, Colombia chemonics.com protecciondedatoscol@chemonics.com Versión: agosto 2023 adoptado e incorporado en sus diferentes procesos las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias y adecuadas para otorgar seguridad a los registros con información personal evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el Tratamiento de los Datos Personales ejecutará los protocolos establecidos por Chemonics con el fin de garantizar la seguridad de la información. Lo anterior de acuerdo con el estado de la tecnología, el tipo y naturaleza de los datos que se encuentran en las Bases de Datos y los riesgos a los que están expuestos. Los Datos Personales que obtenga Chemonics a través de cualquier formato, contrato, comunicación física o electrónica, serán tratados con total reserva y confidencialidad, comprometiéndose a guardar el debido secreto respecto de los mismos y garantizando el deber de almacenarlos adoptando medidas necesarias que eviten su alteración, pérdida y Tratamiento o acceso no autorizado, de acuerdo con lo establecido en la Ley aplicable.
11. PERÍODO DE VIGENCIA DE LAS BASE DE DATOS
Chemonics solo podrá realizar el Tratamiento de los Datos Personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el Tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez se cumpla la finalidad para el Tratamiento, los Datos Personales serán eliminados de los archivos de la Compañía, salvo que exista un deber legal o contractual que le exija mantenerlos en sus Bases de Datos.
12. VIGENCIA
La presente versión de la Política entró en vigencia el día [01] de [agosto] de 2023.